Si recibes un VAT no válido en VIES, revisa la identificación del cliente antes de marcar la venta como exenta de IVA. Primero distingue una respuesta negativa de una caída del servicio. Después comprueba los datos y las demás condiciones de la operación: una dirección de empresa en otro país no basta para facturar sin IVA.
Esta guía trata una venta de bienes, en régimen general, desde Península o Baleares a una empresa de otro Estado miembro de la UE. No analiza servicios, ventas a consumidores, OSS ni operaciones especiales.
Qué significa un VAT no válido en VIES
La Comisión Europea explica el funcionamiento de VIES: consulta registros nacionales; no es una base de datos independiente. Un resultado no válido puede deberse a que el número no existe, no está activado para operaciones intracomunitarias o su registro aún no se ha completado.
Por tanto, esa respuesta no demuestra por sí sola que la empresa sea ficticia. Tampoco equivale a un mensaje de indisponibilidad técnica. Si el sistema falla, repite la consulta más tarde; guarda el error sin convertirlo en una validación positiva.
Qué comprobar con el cliente antes de facturar
Prepara una revisión concreta del pedido:
- Contrasta el país seleccionado y el número facilitado. Revisa caracteres omitidos, duplicados o errores al copiarlo al programa.
- Pide al comprador que confirme su razón social, dirección y número de IVA para operaciones intracomunitarias.
- Comprueba que esos datos corresponden al cliente al que vas a facturar, no a otra sociedad de su grupo.
- Si persiste la discrepancia, solicita que consulte su situación con su administración tributaria y obtén la confirmación necesaria.
No sustituyas el VAT por el de otra empresa para que el checkout acepte el pedido. Deja documentada la incidencia y quién debe resolverla antes de cerrar la factura.
La AEAT permite comprobar operadores intracomunitarios y explica cómo una contestación identificada puede acreditar la comprobación realizada en una fecha. Guarda el resultado, la fecha y la referencia de consulta cuando se facilite; relaciónalos con el pedido. La mera anotación «cliente europeo» no permite reconstruir esa revisión.
Un VAT válido no basta para aplicar la exención
El artículo 25 de la Ley del IVA exige, en este supuesto, bienes transportados a otro Estado miembro y un adquirente que disponga de un número de IVA asignado por un Estado miembro distinto de España y lo comunique al vendedor. La exención también queda condicionada a incluir la operación en la declaración recapitulativa correspondiente.
Por eso, revisa la información que llegará al modelo 349. Validar un número no sustituye al control de la facturación y las declaraciones.
Además, el artículo 13 del Reglamento del IVA requiere justificar el transporte mediante prueba admitida en derecho. La AEAT detalla los medios de prueba. Un seguimiento del envío aislado no debe tratarse como garantía automática de que se cumplen todos los requisitos.
| Qué relacionar | Para qué revisarlo |
|---|---|
| Cliente y comprobación VAT | Identificar al comprador correcto. |
| Pedido, factura y transporte | Reconstruir la operación y su destino. |
| Factura y modelo 349 | Contrastar los datos declarados. |
Ejemplo hipotético: un pedido con el VAT pendiente de aclarar
Una tienda española recibe un pedido de una sociedad francesa para enviar mercancía desde Madrid a Lyon. El cliente solicita factura sin IVA, pero la consulta devuelve un resultado no válido.
La tienda comprueba los datos introducidos y pide al cliente que aclare su identificación. No activa la exención solo por la dirección francesa. Si después se confirma un VAT válido, revisa también el transporte y el resto de condiciones antes de aplicar el tratamiento correspondiente.
Este ejemplo es hipotético. Si no se cumplen las condiciones de la exención, habrá que determinar el IVA aplicable a la operación. El mensaje de VIES no selecciona por sí mismo un tipo del 21 %.
Cómo ordenar una incidencia de VAT no válido en VIES
Si ya se emitió la factura, reúne el documento, la consulta y la explicación del cliente para revisar el tratamiento y, en su caso, la corrección que proceda. No borres el documento original ni cambies únicamente un dato en el programa dejando el resto del expediente sin revisar.
Para situar esta comprobación en tu operativa, consulta nuestra introducción al IVA intracomunitario. Si tu ecommerce necesita revisar ventas a empresas de otros países, consulta los servicios de gestoría online y solicita una propuesta. Indica desde dónde salen los bienes, su destino y qué incidencia aparece en la validación.
Fuentes oficiales comprobadas el 4 de noviembre de 2026: AEAT, BOE y Comisión Europea. Venta de bienes B2B en régimen general; otros supuestos requieren su propio análisis.